• 데이터는 정형화한다. / DBMS TABLE처럼 구조화.
  
  • 셀 합치는 걸 줄여라. 정형화에 도움이 안 되는 주범이다.
    
  • 중간 합계도 피해라. 중간에 끼어 있는 놈때문에 큰 놈 계산이 안 된다.
    
• 데이터는 유형에 맞는 값으로 넣는다.
  
  • 날짜는 날짜, 숫자는 숫자, 문자는 문자
    
  • 유형이 다른 데이터는 조합하기 어렵다.
    
• 데이터와 뷰(VIEW)는 분리한다.
  
• VIEW와 통계는 정형화된 데이터를 토대로 피벗테이블을 활용한다.
  
• 기본적인 함수를 이해하고, 함수 조합으로 적절한 결과를 도출하기 위한 방법을 익힌다.
  
  

• 서식을 쓴다. / 일괄변경시 유리.
  
• 조직 또는 내가 필요한 서식을 스스로 정의한다. / 한번 만들면 그다음부터 아주 편하다.
  
• 공무원식 보고서 형태와 작성방식을 잘 파악하라.
  
  • SERI 보고서가 공무원식 보고서 양식과 체계가 비슷하다. 삼성이 공무원스럽다라고? 보고서 분석해 보면서 이유를 잘 생각해 보면 답이 나온다.
    
    

• 마스터 사용
  
• 템플릿의 재활용
  
• 디자인 감각이 없으면, 회사 표준이나 회사에서 널리 사용하는 디자인을 참조하거나 모방하라.
  
• 표준이 없다면, 자신 나름의 색칠놀이 기준을 정하라. / 나는 무난한 파스텔톤을 선호.
  
  

• 문서이력 관리
  
• 문서 수정시 복사하여 늘 REVISION을 만든다.
  
  • 실수에 대한 예방과 roll-back을 위해
    
• 문서 작성하기 전에 반드시 이름을 정하고 작업 시작하라.
  
  • 사고로 실컷 쓴 보고서 날린 사람 수두룩하게 봤다. 파일이름을 먼저 정해 놓으면 autosave 기능이 작동하여 시스템 다운이나 프로그램 오류시 작업량 손실 최소로 줄일 수 있다.
    
• 파일명은 길게 한다.
  
  • 파일명을 통해서 문서의 내용을 쉽게 가늠할 수 있다.
    
  • 몇가지 키워드로 빠른 검색을 할 수 있다. (DesktopSearch 툴이 있지만 CONTEXT 검색은 시간이 소요되거나 디스크 용량을 잡아먹거나 하는 단점이 있다.)
    
  • CONTEXT 검색을 하지 않아도 제목(파일명)으로 문서의 내용이 알 수 있다.
    
    • 초정리법 참조
      
• 문서제목-(버전)-날짜.확장자 : 필요에 따라 버전을 파일명에 사용
  
  • ex) 2006년도 정보통신연구소 사업계획-v1.1-20060129.ppt
    
• 속성값 등을 활용하여 수정할 부분을 최소화
  
  

• 용도와 목적에 맞는 툴을 사용한다.
  
  • MindMap : 아이디어, BrainStorm, 기획초기
    
  • 지식의 연결 : WikiWiki
    
• 대개 다음과 같은 기준으로 툴을 선택하면 무난하다.
  
  • 표나 계산이 많이 포함되는 보고서 : Spead Sheet
    
  • 도표나 개념적인 내용이 많이 들어갈 경우 : Presentation Tool
    
  • 서술형 위주 또는 긴 분량의 보고서 : Word Process
    
  • 아주 다양한 서식이 들어가는 보고서 : Word Process를 기반으로 각종 도형, 도표 등은 다른 툴에서 작성한 것을 붙여 넣음
    
  • 설계, 개념도 등 : Diagram Tool (ex. Visio)
    
• 일의 단계에 따라 툴을 쓴다.
  
• 새로운 툴을 익혀라.
  
  • 새로운 툴, 생산적인 툴 많이 쏟아져 나온다. 학습 vs 효과를 고려하여 새 툴을 찾아 익히고 적용하면 도움 많이 된다.
    
    

• 보는 사람의 눈과 수준에 맞게 써라.
  
• 가로/세로 문서 형태를 선택하라.
  
• 논리 구조를 갖춰라.
  
• Executive Summary는 1페이지 이내로.
  
  • 어떤 일이건, 대개 1~5분안에 판단내릴 수 있다. 분량이 적든 많든.
    
  • CxO는 바쁘다. 보고서 읽는 데 긴 시간을 낭비할 수 없다. 그들은 5분안에 의사결정을 내려야 한다.
    
    

2006-02-10

자료는 정리를 위한 정리를 해서는 안되고 활용에 촛점을 맞춰야 한다. 자료는 싸안기보다 쓰지 않는 거는 과감히 버려라. 모은 자료 가운데 10%만 써도 훌륭하다. 90% 이상은 쓰레기다.

• 초정리법
  
• 분류정도결정기준
  
  
  

일하는방법분류